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會展和策劃公司在展覽的理性主義和活動策劃的制定，不僅可以用來指導會展活動的實踐，而且可以彌補我們展覽策劃管理基礎理論的不足。更好的幫助企業(yè)達到自己的目的。會議會展活動運營的管理不能夠照搬，總之歸于顯示經(jīng)濟需要，需要不斷地創(chuàng)新，很多大企業(yè)將會展作為產(chǎn)品推銷或爭取訂單的最佳場合，所以，會議會展能成功舉辦還應該注意幾點，簡單介紹：

（一）、大型會議資料準備必須要注意的事項：

1.在具備好的條件的前提下將參加會議的來賓的完整資料按人次做好準備，注意區(qū)分參加會議的人員的角色（如分成整場會議的主持、參加會議的領導、參加會議的工作協(xié)助人員），資料按照每個人的角色分別準備。

2.大型會議資料較多時，需要按照整個會議議程將會議的詳細資料按次序排放，最好裝訂成冊，編好頁碼，方便參加會議的工作人員閱讀。

3.當參加會議的各人員因角色不同需要不同的資料時，應當按照來賓或單位將資料以文件袋裝好標注資料歸屬人員或單位，方便參加會議的人員領取。

4.若需要給參會人員發(fā)放紀念品或禮品等，應當與會議資料一同準備好，置于資料文件袋中一并發(fā)放給參會人員。

（二）、會議通知注意事項：

會議通知分為口頭通知和書面通知，其中口頭通知只適用于參會人員較少的非正式會議，書面會議通知需注意以下幾點：

1.正式的書面會議通知應包含：簡要的會議議程說明、參會人員、會議時間、會議地點等。

2.書面會議通知應通過正式途徑發(fā)送給參會人員，如OA系統(tǒng)、電子郵箱、網(wǎng)站公布等，如有必要可另行電話通知參會人員。

（三）、會議議程安排注意事項：

1.正式會議開始時一般需要解釋會議整體流程，將會議分為幾項內容，如工作匯報階段、討論階段、工作安排階段等。會議流程介紹需要整理成正式文檔作為會議主持的資料裝訂好，一般情況下沒有會議主持人的情況下可有會議組織人員介紹會議流程。

2.安排會議議程時應考慮到會議時間，盡量將會議時段安排在正常工作時段內，如如果是跨天的會議或者占用中晚餐時間的會議需要考慮是否安排餐宿問題。

（四）、會場布置注意事項：

1.正式會議的會場應提前安排好，并在書面會議通知中告知參會人員。

2.正式會議一般需要安排好參會人員的坐席并準備好參會人員的銘牌，在會議開始前排好坐席及銘牌。

3.對于安排好坐席的會場，應在會議前將會議資料袋擺放在坐席上。

4.需要用到視頻放映或者開視頻會議時，要調試好會場的投影儀、調音臺、幕布、麥克風等器械。

5.注意各項會場的環(huán)境因素，例如溫度、燈光等，按照實際情況調整好。

6會議組織人員應準備好各項會議記錄工具，如相機、攝像機、錄音筆等，以便于在會后做好會議總結工作。

（五）、現(xiàn)場安排（人員入場時）注意事項：

1.會議開始前在會場入口處設立接待處，準備好簽到表，對參會人員簽到。

2.會議資料較少時可在參會人員簽到時分發(fā)給參會人員。

3.會議指定車輛乘車期間，與會代表請隨身攜帶代表證，并在指定車輛乘車，不要隨意換乘車輛，有特殊要求的請及時與會務組聯(lián)系；

4.會議期間，請遵守會議時間安排，互相提醒、互相照應，并聽從工作人員的引導；

5.會議期間，請保管好自己的隨身物品，不要將貴重物品存放在車上；

6.會議期間，如有特殊情況不能參加集體活動，需要暫時離會的，請及時通知會務組；

7.會議休會期間，組織一些聯(lián)誼活動，增進了解，加深感情。

8.會議開始后，及時掌握會議的動態(tài)，對會議的進展情況進行搜集整理，還要注意安排好會議期間的記錄人員。

（六）、會議記錄注意事項：

1、安排好專職的會議記錄員，對參會人員的發(fā)言進行記錄（特別是討論性質的會議），記錄內容會后留底。

2、安排專人攝影（攝像、錄音），會后留底。

（七）、會議服務注意事項：

1、安排專人（會議組織人員或物業(yè)人員）負責茶水服務。

2、舉辦大型會議或視頻會議時，安排專人負責操作麥克風、調音臺、投影儀、視頻設備等。